Politika zaštite privatnosti

Uvodne odredbe

PLANETOPIJA d.o.o. cijeni vašu privatnost, pa stoga i pridajemo osobiti značaj zaštiti vaših osobnih podataka.

Zbog toga vam ovim dokumentom želimo pojasniti koje osobne podatke obrađujemo i zašto to činimo, te kako se odnosimo prema obrađenim osobnim podacima.

Vaše podatke prikupljamo i obrađujemo isključivo u svrhu kvalitetnog pružanja naših usluga, na zakonit, pošten i transparentan način. Obrađujemo samo one podatke koji su nužni za pružanje pojedine usluge, vodeći računa o njihovoj primjerenoj zaštiti.

Takvi osobni podaci prvenstveno se odnose na fizičke osobe s kojima imamo poslovni odnos ili opravdan interes, odnosno jasnu i nedvojbenu privolu (napose kada je riječ o marketingu i promidžbenim aktivnostima) da ih kontaktiramo (kupci, klijenti, dobavljači, poslovni partneri, zaposlenici i sl.).

Kada prestane potreba za obradom vaših osobnih podataka, sve osobne podatke brišemo ili ih primjenom primjerenih tehničkih rješenja anonimiziramo radi isključivog korištenja u statističke svrhe.

Osobne podatke uvijek obrađujemo u skladu s našim temeljnim vrijednostima i načelima, ovom politikom privatnosti i važećim europskim i hrvatskim propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka.

Ova se politika privatnosti jednako odnosi na osobne podatke u elektroničkom obliku, kao i na osobne podatke u tiskanom (papirnatom) obliku, neovisno o tome da li je riječ o ispisu elektroničkog zapisa.

Izrazi koji se koriste u ovoj politici privatnosti, a imaju rodno značenje odnose se jednako na muški i ženski rod.

 

Načela obrade osobnih podataka

Kada obrađujemo osobne podatke vodimo se načelima i pravilima koja su uspostavljena Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka).

Prilikom obrade osobnih podataka vodimo računa o obvezi čuvanja profesionalne tajne na način na koji je uređuje pravo Europske unije, odnosno Republike Hrvatske.

Naši zaposlenici štite vaše osobne podatke i kao poslovnu tajnu, čak i nakon prestanka radnog odnosa.

Osobne podatke isključivo obrađujemo:

• zakonito, pošteno i transparentno;
• u posebne, točno određene i zakonite svrhe;
• koristeći samo točne, ažurne, primjerene i relevantne podatke koji su ograničeni na svrhu u koju se obrađuju;
• samo onoliko dugo koliko je potrebno radi ostvarenja svrhe obrade i
• štiteći ih od bilo kakve neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja.

Osobne podatke mlađih od 16 godina obrađujemo isključivo na temelju privole roditelja ili skrbnika i samo u onoj mjeri i opsegu u kojem je privola dana. Prema takvim podacima se odnosimo sa osobitom pažnjom.

 

Povjerljivost i sigurnost postupanja

Svim osobnim podacima pristupamo s povjerljivošću, vodeći računa o odgovarajućoj razini sigurnosti i tehničke, odnosno organizacijske zaštite.

Nikada neovlašteno ne prikupljamo, obrađujemo ili na drugi takav način koristimo osobne podatke.

Naši zaposlenici obrađuju samo one podatke koji su im potrebni u radu i za koje su ovlašteni. Kada naši zaposlenici obrađuju osobne podatke, to čine na način i u granicama ovlaštenja, odnosno isključivo u svrhu za koju su podaci prikupljeni ili za koju se obrađuju.

U radu s osobnim podacima vodimo se „need-to-know“ načelom, kako bi osigurali da samo ovlašteni zaposlenici imaju pristup određenim osobnim podacima kroz točno određeno vremensko razdoblje.

Prije uvođenja novih tehnologija koje se mogu koristiti za obradu osobnih podataka, pristupamo temeljitoj analizi te prilagodbi tehničkih i organizacijskih mjera, kako bi osigurali primjenu najviših standarda zaštite osobnih podataka.

 

Smjernice za postupanje naših zaposlenika

Naši zaposlenici se u svojem radu vode ovom politikom privatnosti i važećim propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka.

Pristup osobnim podacima imaju isključivo oni zaposlenici kojima je takav pristup nužan radi obavljanja njihovog posla, odnosno izvršenja njihovih radnih zadataka.

Osobni podaci se ne dijele neformalno među zaposlenicima, već se svaki pristup mora zatražiti od osobe zadužene za konkretni posao, odnosno osobe koja je zadala nalog.

Najmanje jednom godišnje organiziramo edukaciju ili na drugi prikladan način upoznajemo svoje zaposlenike s njihovim obvezama i propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka.

Uvijek vodimo računa o primjeni dobrih praksi zaštite podataka u skladu s preporukama Agencije za zaštitu osobnih podataka i ostalih tijela nadležnih za zaštitu podataka u Europskoj uniji i Hrvatskoj.

Naši zaposlenici poduzimaju odgovarajuće mjere organizacijske i tehničke zaštite kako bi u najvećoj mjeri smanjili rizik za osobne podatke, a napose:

• koriste snažne zaporke na računalima i mobilnim uređajima, koje su poznate samo njima, mijenjaju se redovito i ne dijele se s trećim osobama;
• redovito provjeravaju ažurnost i svrhovitost osobnih podataka. Ukoliko osobni podaci više nisu potrebni  ili su neažurni i bez mogućnosti ažuriranja, pristupa se brisanju, odnosno anonimizaciji takvih podataka;
• zaključavaju računala na kojima rade s osobnim podacima kada ih ostavljaju bez nadzora;
• vode računa da osobne podatke kojima imaju pristup ne ustupaju ili otkrivaju neovlaštenim osobama i
• savjetuju se s nadležnom osobom kada se nađu u nedoumici oko bilo kojeg aspekta zaštite osobnih podataka.

 

Pohrana osobnih podataka

Vodimo računa o načinu pohrane podataka, bez obzira da li se nalaze na papiru, u elektroničkom ili nekom drugom obliku.

Osobni podaci koji se nalaze na papiru, bez obzira da li je riječ o ispisu podataka koji se inače čuvaju u elektroničkom obliku:

• kada se ne koriste, čuvaju se u zatvorenoj ladici ili ormaru za spise koji su dostupni isključivo za to ovlaštenim osobama;
• svi zaposlenici su zaduženi da takve papire ne ostavljaju na vidljivom mjestu, odnosno na mjestu gdje bi neovlaštene osobe mogle pristupiti osobnim podacima i
• kada više nisu potrebni, uništavaju se u rezaču papira ili na drugi tehnički prihvatljiv način, te propisno i ekološki prihvatljivo zbrinjavaju.

Osobni podaci koji su u elektroničkom obliku zaštićeni su od neovlaštenog pristupa, slučajne izmjene ili brisanja, odnosno neovlaštenih upada u sustav primjenom čitavog niza organizacijsko-tehničkih mjera zaštite kao što su:

• korištenjem snažnih zaporki, koje se redovito mijenjaju i koje su poznate samo ovlaštenim osoba i ne dijele se s trećim osobama;
• ukoliko se osobni podaci nalaze na prenosivom mediju (npr. CD, DVD, USB  ključ, prijenosni HDD…), takvi se prenosivi mediji pohranjuju na sigurno, zaključano mjesto koje je dostupno isključivo za to ovlaštenim osobama;
• za pohranu koristimo isključivo službene medije za pohranu i servere, odnosno izabrane cloud servise, koji primjenjuje odgovarajuće metode organizacijske i tehničke zaštite i jamče za njihovu primjenu;
• serveri na kojima su pohranjeni osobni podaci nalaze se na sigurnoj lokaciji koja je dostupna isključivo za to ovlaštenim osobama;
• sigurnosne kopije (backup) podataka se vrše redovito, pri čemu se vodi računa da se ne stvaraju nepotrebne višestruke kopije, kako bi se osigurala cjelovitost, istinitost i točnost podataka, a u skladu s ovom politikom privatnosti i važećim propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka;
• osobni podaci neće se izravno pohranjivati na mobilne uređaje (npr. tablet, smartphone…) osim ako je to nužno radi izvršenja ugovora, odnosno ispunjenja ugovorene usluge i tada samo u onom trajanju i opsegu u kojem je to ugovoreno ili nužno;
• svi serveri i računala koji sadrže osobne podatke zaštićeni su odgovarajućim tehničkim mjerama zaštite, poput enkripcijskih programa, vatrozida i sl.

 

Obrada osobnih podataka

Sve osobne podatke obrađujemo na zakonit način, u skladu s uvjetima, načelima i standardima Opće uredbe o zaštiti podataka i nacionalnom zakonodavstvu.

Obradu prvenstveno temeljimo na izvršenju ugovornog odnosa ili poštovanja ugovornih i pravnih obveza, te na jasnim i nedvojbenim, afirmativnim privolama.

Osobitu pozornost posvećujemo obradi posebnih kategorija osobnih podataka.

Najčešće obrađujemo posebne kategorije osobnih podataka naših zaposlenika, za koje zaposlenici daju izričitu privolu da se obrađuju ili se obrađuju kako bi se zaštitila i ostvarila prava i interesi zaposlenika u području radnog prava i prava o socijalnoj sigurnosti i socijalnoj zaštiti.

Ne koristimo automatiziranu obradu osobnih podataka, uključujući izradu profila, kako bi se donijela odluka koja proizvodi ili može proizvoditi pravne učinke prema ispitanicima ili na drugi način značajno utječu na ispitanika i ostvarenje njegovih prava.

Vodimo računa da osobne podatke prikupljamo izravno od ispitanika na kojeg se odnose navedeni osobni podaci. Prilikom prikupljanja osobnih podataka ispitanika se uvijek obavještava o razlogu i svrsi obrade osobnih podataka kao i o pravnoj osnovi za takvu obradu.

Ako osobne podatke prikupljamo od treće osobe, prvenstveno poduzimamo korake da se uvjerimo kako ta treća osoba ima valjano ovlaštenje, privolu ili drugi pravni temelj za pružanje takvih osobnih podataka. U tom slučaju pružamo sve informacije koje predviđa Opća uredba o zaštiti podataka.

 

Prijenos osobnih podataka

Kod svakog prijenosa osobnih podataka koristimo odgovarajuće organizacijske i tehničke mjere zaštite, koje odgovaraju kategorijama osobnih podataka i riziku koji proizlazi iz takve kategorizacije, vodeći računa o posebnostima svakog pojedinog slučaja prijenosa.

Vaše podatke nikada nećemo otkriti trećima, bez vašeg izričitog traženja i jasno dane, nedvosmislene i točno određene privole ili kada je to potrebno radi ostvarenja ugovorene usluge.

Iznimno, možemo otkriti vaše osobne podatke nadležnim međunarodnim, državnim i javnim tijelima ukoliko je to nužno radi ispunjenja zakonskih obveza, radi zaštite vaših životnih interesa ili životnih interesa drugih fizičkih osoba. Jednako tako, na traženje suda a za potrebe sudskog postupka (neovisno u kojoj se fazi postupak nalazi) možemo otkriti vaše osobne podatke u opsegu i granicama sudbenog naloga.

Kada djelujemo kao izvršitelj obrade u ime voditelja obrade, jamčimo provedbu odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka i ovom politikom privatnosti, vodeći računa o zaštiti prava ispitanika. Takva se obrada osobnih podataka uređuje pisanim ugovorom ili drugim pravnim aktom u skladu s pravom Europske unije ili pravom Republike Hrvatske, kojim voditelj obrade određuje predmet i trajanje obrade, prirodu i svrhu obrade, vrstu osobnih podataka i kategoriju ispitanika te svoje obveze i prava.

U tom slučaju obrađujemo osobne podatke samo prema izričitim i jasno određenim uputama, odnosno nalozima voditelja obrade.

Kada smo u svojstvu izvršitelja obrade ne obrađujemo osobne podatke, bez obzira da li im možemo pristupiti ili ne, osim ako to izrijekom ne zatraži voditelj obrade, a i tada samo na način i u opsegu u kojem je to voditelj zatražio, a u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka.

Isto načelo primjenjujemo u pružanju svojih usluga. Korištenjem odgovarajućih tehničkih metoda zaštite, poput kriptiranja, te poštivanjem i provođenjem ove politike privatnosti osiguravamo da naši zaposlenici ne pristupaju ili na drugi način ne dolaze u kontakt s osobnim podacima, za koje nisu ovlašteni odnosno koji nisu potrebni za pružanje ugovorene usluge.

Prije prijenosa osobnih podataka trećim osobama, vodimo računa da su primatelji usklađeni s Općom uredbom o zaštiti podataka i nacionalnim zakonodavstvom, te možemo prema potrebi zatražiti jamstva ili izravni uvid u njihove mjere sigurnosti i zaštite.

 

Procjena učinka na zaštitu podataka

Ukoliko procijenimo da postoji vjerojatnost da će neka vrsta obrade, osobito putem novih tehnologija i uzimajući u obzir prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, prouzročiti visok rizik za prava i slobode pojedinaca, tada prije obrade provodimo procjenu učinka predviđenih postupaka obrade na zaštitu osobnih podataka.

Kada vršimo procjenu učinka, ona u pravilu sadrži sustavan opis predviđenih postupaka obrade i svrha obrade, procjenu nužnosti i proporcionalnosti postupaka obrade u odnosu na svrhu obrade, procjenu rizika za prava i slobode, te mjere za rješavanje problema rizika i dokazivanje sukladnosti s Općom uredbom o zaštiti podataka.

   

Međunarodni prijenos osobnih podataka

Ne vršimo prijenos osobnih podataka u treće zemlje ili međunarodne organizacije (međunarodni prijenos), osim iznimno radi ispunjenja ugovornih obveza, u zakonom propisanim slučajevima ili na vaše izričito traženje uz jasno danu, nedvosmislenu i točnu privolu.

Eventualni prijenos osobnih podataka trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji temelji se isključivo na:

• popisu zemalja i međunarodnih organizacija koje osiguravaju primjerenu razinu zaštite, sukladno javno objavljenoj odluci Europske komisije;
• predviđenim odgovarajućim zaštitnim mjerama poput obvezujućih korporativnih pravila, instrumenata tijela javne vlasti, odobreni kodeks ponašanja zajedno s obvezujućim i provedivim obvezama voditelja obrade ili izvršitelja obrade u trećoj zemlji koje se odnose na dosljednu primjenu odgovarajućih zaštitnih mjera i
• postojanju odgovarajuće institucionalne pravne zaštite ispitanika u trećoj zemlji.

Bilo kakve presude suda ili odluke upravnog tijela treće zemlje kojima se zahtijeva prijenos ili otkrivanje osobnih podataka ne obvezuju nas, niti ćemo prema njima postupiti, osim ako se temelje na međunarodnom sporazumu koji obvezuje Republiku Hrvatsku, poput ugovora o uzajamnoj pravnoj pomoći.

 

Točnost i ažuriranje osobnih podataka

Točnost i ažurnost osobnih podataka nam je važno, kako za ostvarenje svrhe obrade tako i radi ostvarenja vaših prava i zaštite osobnih podataka.  Stoga poduzimamo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurali točnost i ažurnost osobnih podataka, u skladu s kategorijama osobnih podataka i njihovom značaju za ostvarenje svrhe obrade.

Kako bi se osigurala točnost i ažurnost osobnih podataka, osobni će se podaci nalaziti, odnosno pohranjivati na što je manje mjesta moguće (odnosno samo na onim mjestima gdje je to nužno), a zaposlenici neće stvarati niti korisiti nepotrebne kopije, dodatne baze, setove ili druge načine grupiranja osobnih podataka. Na taj način smanjujemo rizik neželjenog postupanja s osobnim podacima.

Na  jednostavan i pristupačan način, koristeći primjere dobre prakse, omogućujemo svim ispitanicima čiji osobne podatke obrađujemo, da ažuriraju svoje osobne podatke.

Ukoliko se tijekom obrade, odnosno korištenja osobnih podataka utvrdi da su određeni osobni podaci netočni ili neažurni, a nije ih moguće ažurirati ili bi takvo ažuriranje rezultiralo nesrazmjernim naporima ili troškovima, takvi će se podaci izbrisati.

 

Zadržavanje i brisanje osobnih podataka

U skladu s načelima na kojima se temelji naša politika privatnosti, vaše osobne podatke obrađujemo samo onoliko dugo koliko je potrebno radi ostvarenja svrhe obrade, odnosno koliko nalaže zakon ili podzakonski akt, a nakon što nam osobni podaci više nisu potrebni brišemo ih ili anonimiziramo.

Ukoliko nismo u mogućnosti točno odrediti rok, odnosno trajanje zadržavanja vaših osobnih podataka, pružit ćemo vam okvirnu procjenu temeljenu na dosadašnjem iskustvu i primjerima dobre prakse.

Dva puta godišnje vršimo kontrolu i reviziju osobnih podataka koje obrađujemo, kako bi osigurali da su svi osobni podaci čija je svrha ostvarena, odnosno koji nam više nisu potrebni, obrisani ili anonimizirani. Kontrolu vrši za to ovlašten zaposlenik, koji je dužan izraditi izvješće i eventualne preporuke, ukoliko utvrdi postojanje osobnih podataka za koje više nema razloga za zadržavanje.

Iznimno, možemo zadržati vaše osobne podatke dulje nego što je navedeno ukoliko je to nužno radi postupanja po sudskom nalogu ili nalogu ovlaštenog tijela, a u svrhu ispunjenja zakonskih obveza, radi zaštite vaših životnih interesa ili životnih interesa drugih fizičkih osoba.

 

Ostvarivanje prava ispitanika

Ostvarivanje prava ispitanika nam je osobite važnosti, stoga svakom zahtjevu za ostvarenje prava pristupamo ozbiljno i profesionalno, vodeći se zahtjevima Opće uredbe o zaštiti podataka i načelima na kojima počiva ova politka privatnosti.

Pregled vaših prava u ovoj politici privatnosti je pojednostavljen radi razumljivosti i jednostavnijeg snalaženja.

Opća uredba o zaštiti podataka i nacionalno zakonodavstvo detaljno uređuje složenu proceduru ostvarenja prava; stoga predlažemo da se pobliže upoznate s propisima koji pružaju sveobuhvatan opis vaših prava i načina njihovog ostvarenja.

Ispitanik ima pravo dobiti potvrdu obrađuju li se njegovi osobni podaci ili ne. Ako se njegovi osobni podaci obrađuju, ispitanik može zatražiti pristup svojim osobnim podacima, uz naznaku svrhe obrade, kategorija osobnih podataka o kojima je riječ i eventualnim primateljima kojima su osobni podaci otkriveni (ili će im biti otkriveni na temelju valjane pravne osnove).

Ispitanik ima pravo zatražiti ispravak ili brisanje svojih osobnih podataka, odnosno ograničavanje obrade osobnih podataka, kao i prenosivost podataka.

Ostvarivanje prava ispitanika s naše strane ne može utjecati na pravo ispitanika da se obrati Agenciji za zaštitu osobnih podataka, odnosno drugom nadzornom tijelu

Zahtjev za ostvarenjem prava podnosi se putem adrese elektroničke pošte (e-mail) gdpr@planetopija.hr.

Zadržavamo pravo izraditi poseban elektronički obrazac na svojim web stranicama, kao standardizirani način podnošenja zahtjeva za ostvarenje prava ispitanika, ali to neće utjecati na mogućnost slanja zahtjeva ispitanika na navedenu adresu elektroničke pošte.

Po zaprimanju zahtjeva za ostvarenjem prava, prvo ćemo poduzeti odgovarajuće korake kako bi nedvojbeno utvrdili identitet podnositelja zahjteva prije pružanja bilo kakvih informacija koje se odnose na osobne podatke. Sigurnost osobnih podataka shvaćamo jako ozbiljno i stoga provodimo odgovarajuće mjere provjere kako bi smanjili rizik povrede ili neovlaštenog pristupa osobnim podacima.

Informacije vezane uz ostvarenje prava pružaju se u elektroničkom obliku, bez naplate.

U slučaju traženja kopije takve informacije ili opetovanih zahtjeva koji se odnose na sadržajno jednako ostvarenje prava, odnosno ako je riječ o očito neutemeljenim ili pretjeranim zahtjevima, naplatit ćemo novčanu naknadu koja se temelji na stvarnim administrativnim troškovima ispunjenja takvog zahtjeva.

Ako se obrada osobnih podataka temelji na vašoj privoli, istu u bilo kojem trenutku možete na jednostavan i transparentan način povući, te zatražiti da prestanemo obrađivati vaše osobne podatke u svrhu marketinga i promidžbe.

Uz to možete zatražiti brisanje vaših osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja ako: osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili se moraju brisati radi poštovanja propisa Europske unije ili Republike Hrvatske.

 

Postupak u slučaju povrede osobnih podataka

U slučaju povrede osobnih podataka, a napose neovlaštenog upada u naš informatički sustav, izvijestiti ćemo Agenciju za zaštitu osobnih podataka o takvoj povredu u roku od 72 sata od saznanja.

Ukoliko povreda osobnih podataka može prouzročiti visok rizik za prava i slobode pojedinca, bez odgode ćemo obavijestiti sve one ispitanike čiji su osobni podaci povrijeđeni.

 

Završne odredbe

Ukoliko mislite da se prema vašim osobnim podacima ne odnosimo na odgovarajući način ili ste dojma da se obrada vaših podataka kosi s Općom uredbom o zaštiti podataka i nacionalnim zakonodavstvom imate pravo obratiti se Agenciji za zaštitu osobnih podataka.

 

Ova se politika privatnosti ažurira prema potrebi a najmanje jednom godišnje, vodeći računa o primjerima dobre prakse i novostima na području zaštite podataka.

 

U Zagrebu, 23. svibnja 2018.